Your cart is empty!
View Selection Download
Cart subtotal: £0.00

PRAKTISCHE HANDLEIDING

Het organiseren van een editie is niet heel moeilijk. Je kunt het zelf doen! Dus, geen zorgen. Deze handleiding geeft praktische information en legt de 7 stappen uit.

Alvast twee tips voordat je begint:

Tip 1: de handleiding beschrijft verschillende ‘stappen’. Dat betekent niet dat je as met de volgende stap kunt beginnen, als de andere is afgerond: je kunt er tegelijkertijd aan werken. Ook omdat veel onderwerpen met elkaar te maken hebben, zoals de locatie, aantal sporten, aantal deelnemers. Je kunt dus van ene stap naar andere stap overgaan, terwijl je je evenementenplan opstelt.

 

Tip 2: wij helpen graag: met plezier ondersteunen we steden bij hun editie. Deze website geeft informatie (handleiding, Vragen  Antwoorden, lokale vrijwilligers uit voorgaande edities die hun ervaringen delen). Wij begrijpen goed dat je dan nog steeds wat vragen hebt. Stuur ons dan gerust een email!

1 AMBITIE
2 LOCATIE
3 DATUM
4 SPORTEN
5 ORGANISATIE & PARTNERS
6 COMMUNICATIE
7 ONTWERPEN

Foto

GENERATION GAMES IN BREDA,
NEDERLAND

Foto: Carole Delrue

TIP

Wij helpen graag: met plezier ondersteunen we steden bij hun editie. Wij begrijpen goed dat je dan nog steeds wat vragen hebt. Stuur ons dan gerust een email!

DE GENERATION GAMES BIEDT ZO VEEL PLEZIER EN IS ZO GOED!

Ada Kok
Olympian

1 AMBITIE

Okay, we gaan van start! Allereerst is het goed om een eerste inschatting te maken van de schaal van je editie. Bijvoorbeeld, voor hoeveel deelnemers ga je? Daar zal ook van afhangen welke formele toestemming te nodig hebt van de stad.

foto4

GENERATION GAMES IN ROTTERDAM,
NEDERLAND

Foto: Gidn Hendriksen

TIP

Nodig je burgemeester uit om een rol te vervullen tijdens het evenement, bijvoorbeeld bij de opening. Wellicht samen met een Olympiër, om officieel de aftrap te geven.

SUGGESTIES EN TIPS

Een stad bepaalt zelf de schaal en de ambitie. Het maakt niet uit voor hoeveel deelnemers. Ga je voor 500 deelnemers? Klinkt goed! 2.000? Ook super! je weet waarschijnlijk welke ambitie het meest realistisch is, en wat je aankan. Voor een 1-daagse editie van de Generation Games zou 1.000 deelnemers goed zijn, als je zo’n 10-15 sporten aanbiedt.

 

Het is verstandig om de lokale autoriteiten goed te betrekken. Zoals die over het sportbeleid gaat. Je weet zelf het beste wie te betrekken. Zeker als je een locatie kiest in de publieke ruimte heb je waarschijnlijk toestemming nodig, een formeel groen licht.

 

Goed om te weten: het evenement zorgt niet voor verkeersoverlast of afsluitingen van wegen :). Het gaat om kleine teams van zo’n 4 personen. Het is geen omvangrijk loop- of fietsevenement, met afgesloten staten voor het verkeer. Dus, het zou geen probleem moeten zijn een vergunning te krijgen.

 

TIP: maak een koppeling met het beleid van de stad: bijvoorbeeld op gebied van gezonde levensstijl, leeftijdsdiscriminatie tegengaan, inclusieve samenleving realiseren. En betrek alle relevante instanties en afdelingen van de gemeente. Het evenement kan bijdragen aan verschillende doelen in de stad.

 

De Generation Games is inclusief: mensen van alle leeftijden, vaardigheden, achtergronden doen mee. Zorg er svp voor dat deze principes onderdeel zijn van je editie.


TIP
: tijdens het proces, deel het projectplan gerust met ons, houd ons op de hoogte. Wij geven met alle plezier feedback. Het is verstandig om te beginnen met een eerste schets van een draaiboek/projectplan.

Over het financieren van je editie: het gaat eerder om ‘realiseren’ dan ‘financieren’. Veel partners kunnen aan het succes van het evenement bijdragen. Met materialen, expertise, mensen, enthousiasme. Zie ook onder punt 5. COORDINATIE & PARTNERS en bij de rubriek Vragen  Antwoorden.

TIP

Tijdens het proces, deel het projectplan gerust met ons, houd ons op de hoogte. Wij geven met alle plezier feedback. 

foto5

GENERATION GAMES IN ROTTERDAM,
NEDERLAND

Foto: Gidn Hendriksen

Stuur ons svp een e-mail als je overweegt een editie te organiseren. Wij houden graag alle edities bij.

NEEM EEN KIJKJE

Kortom, het is goed als je een idee hebt over schaal en ambitie. Gedurende het proces met voorbereidingen kan je altijd het ambitieniveau aanpassen. En het is verstandig dat je een idee hebt van de partijen die nodig zijn voor toestemming en support.

2 LOCATIE

Edities vinden plaats in het centrum van de stad. Het is de perfecte ‘urban playground’! Kies een aansprekende locatie in de stad, een populaire plek voor de lokale bevolking.

Foto 1

DE LOCATIE VOOR HET
OLYMPISCH MUSEUM,
LAUSANNE 2016 EDITIE

Foto: Julia Wimmerlin

SUGGESTIES EN TIPS

Een stad weet zelf het beste wat een ideale plek is voor de Generation Games. Een levendig plein, bepaalde straten, of een park in het centrum. De teams kunnen aan verschillende sporten deelnemen, langs een soort parcours in het centrum.

 

Het evenement in het centrum van de stad, in een bruisend gebied, is niet alleen leuk voor de deelnemers maar ook voor de toeschouwers. Op die manier heb je ook mensen die spontaan sporten uitproberen. En een sportevent op een centrale, zichtbare plek is ook goede stadspromotie!

Zorg ervoor dat je voldoende ruimte hebt om de sporten te doen plaatsvinden en voor alle deelnemers aan het event. Voor sommige activiteiten heb je meer ruimte nodig dan voor andere.

 

De event locatie moet niet te klein zijn (overvol) of te groot (een gigantisch plein met een klein aantal deelnemers levert geen goede ambiance). Dit punt houdt ook verband met het aantal sporten dat je aanbiedt, en de ruimte tussen de sporten


Zoals gedeeld onder 1. AMBITIE, voor bepaalde locaties heb je waarschijnlijk formele toestemming nodig. Kortom, betrek de lokale autoriteiten. Scholenedities vinden plaats op en rond het schoolplein. Scholen kunnen daarover zelf beslissen en hebben geen toestemming nodig.


De ondergrond van het terrein moet geschikt zijn voor de sporten: bijvoorbeeld gelijk en zonder obstakels. Sommige sporten kan je op elke ondergrond doen. Voor andere, heb je wellicht gras nodig. Je kunt ook denken aan een mix van ondergrond.

De locatie zou goed bereikbaar moeten zijn voor mensen met een handicap, zoals deelnemers in een rolstoel.

TIP

Tijdens het proces, deel het projectplan gerust met ons, houd ons op de hoogte. Wij geven met alle plezier feedback.

Foto 2

STAD ALS ‘URBANE SPEELTUIN’,
ROTTERDAM 2012

Foto: Gidn Hendriksen

DE GENERATION GAMES WEEK IN LAUSANNE HEEFT EEN PLEK IN ONS HART VEROVERD.

De familie Albà
Vrijwilligers in Lausanne

VOORBEELDEN

Foto 3

SCHAKEN IN HET PARK,
GENERATION GAMES TAMPERE 2017

Foto: Laura Vanzo

Foto 4

BENUTTEN VAN EEN CENTRAAL
GELEGEN PARK,
AMSTERDAM 2017

Foto: Lars Oosterveen

3 DATUM

Je kunt zelf een dag kiezen waarop je de Generation Games organiseert. Die datum is geheel aan jou!

foto6

GENERATION GAMES,
LAUSANNE 2016

Foto: Julia Wimmerlin

SUGGESTIES EN TIPS

Wij adviseren om zo snel mogelijk een voorlopige datum te kiezen. Op die manier kun je naar die datum toewerken. In het geval je nog geen datum kunt kiezen, kies dan alvast een bepaalde periode (maand/jaar), terwijl je aan de voorbereidingen werkt.

 

Bedenk svp goed dat je ongeveer 4-5 maanden voorbereidingstijd nodig hebt. Voorbereidingstijd hangt ook af van de schaal en hoe snel besluiten in de stad worden genomen. Het evenement kan snel worden gerealiseerd, met de juiste partners in de stad.

Aangezien het een buitenevenement is, denk svp na over de weersomstandigheden. Wat zou voor je stad een goede periode van het jaar zijn?

 

Een 1-daagse editie van de Generation Games is perfect! De meeste steden kiezen daarvoor. Als je ervoor kiest om het evenement 2 of meer dagen te laten duren, kan dat ook. In dat geval moet je wel wat meer regelen: zoals het opslaan van materiaal, het regelen van extra vrijwilligers.


Het is een idee om je editie te koppelen aan een bepaalde dag van het jaar, zoals 23 juni (Olympische Dag), of 1 oktober (Internationale Dag van Ouderen). Nogmaals: je kunt zelf elke dag van het jaar kiezen!

En, hebben we een datum?

TIP

Kies een dag in het weekend, als je voor veel deelnemers en toeschouwers gaat.

foto7

GENERATION GAMES,
LAUSANNE 2016

Foto: Julia Wimmerlin

4 SPORTEN

Een stad kan elke sport aanbieden tijdens het event. Zolang als de activiteit leuk en geschikt is voor alle leeftijden. Ongeacht  hoe fit en sportief men is. Hieronder delen wij enkele suggesties over welke sporten en het aantal sporten.

foto1

HOCKEY, GENERATION GAMES
LAUSANNE 2016

Foto: Julia Wimmerlin

TIP

Overweeg een mix van populaire sporten en sporten die minder bekend zijn. Een mix van Olympische en niet-Oympische sporten.

SUGGESTIES EN TIPS

Het is jullie feestje! Jullie kiezen het type en aantal sporten. Zoals tennis, voetbal, hockey, frisbee, volleybal, korfbal, boogschieten, roeien, basketbal, judo, schaken, enzovoorts. Jullie beslissen!

 

TIP: overweeg een mix van populaire sporten en sporten die minder bekend zijn. Een mix van Olympische en niet-Olympische sporten.


De Generation Games is een multi-sport evenement. Kortom, het is goed om zo’n 10-15 sporten aan te bieden. Meer sporten is mogelijk, dat bepaal je zelf. De editie in Tampere op 8 juli 2017 bood meer dan 25 sporten aan.


Het is belangrijk dat de activiteiten de samenwerking tussen generaties onderstrepen: samenwerking, leren, doorgeven. Dus, alle deelnemers doen mee. Mensen fit en minder fit en mogelijk met beperkingen, iedereen voelt zich vrij om deel te nemen.

Elke sportactiviteit duurt gemiddeld zo’n 10 minuten. Sommige wat korter, andere wat langer. Het is goed om een tijdslimiet in te bouwen. Als een team klaar is met een sport, lopen ze door naar de volgende activiteit.

 

TIPals je het evenement voorbereidt, noteer goed welke materialen je nodig hebt, de locatie in de stad, of je elektriciteit nodig hebt, type ondergrond dat nodig is. Wij kunnen een Excel overzicht sturen met relevante categorieën


De sporten worden begeleid door vrijwilligers, bijvoorbeeld door de lokale sportclubs of studenten. Zorg ervoor dat er voldoende vrijwilligers zijn om de sporters te begeleiden. Kijk ook onder 5. COÖRDINATIE  & PARTNERS.

foto2

JUDO, GENERATION GAMES
ROTTERDAM 2012

Foto: Gidn Hendriksen

foto3

VOETBAL, GENERATION GAMES
LAUSANNE 2016

Foto: Julia Wimmerlin

TIP

Overweeg een mix van populaire sporten en sporten die minder bekend zijn. Een mix van Olympische en niet-Oympische sporten.

Elk team krijgt 1 scorekaart: het resultaat van elke activiteit wordt opgeschreven. Kijk svp in de toolkit voor het ontwerp van de scorekaart.


De activiteit moet niet te lastig of gevaarlijk zijn. Om blessures te voorkomen! Wij adviseren om activiteiten te organiseren waar steeds 1 team aan deelneemt. Voor sommige sporten kan je een wedstrijd opzetten waar verschillende teams aan deelnemen.


Zoals beschreven onder 2. LOCATIE: voor bepaalde sporten dient de ondergrond vlak en glad te zijn. Voor andere sporten is de ondergrond minder belangrijk. Let er goed op dat de locatie die je in gedachten hebt, de juiste ondergrond biedt.


Naast sporten kun je ook andere activiteiten aanbieden. Kijken svp bij Vragen & Antwoorden (zoals het estafettestokje project en de Generation Games Sportquiz).


Je kunt ook demo’s en clinics aanbieden, door lokale sporthelden, of zelf nationale sporters (Olympiërs/Paralympiërs) van alle leeftijden. Onze ervaring: deze extra activiteiten worden ook zeer gewaardeerd!

Stuur ons svp een e-mail als je overweegt een editie te organiseren. Wij houden graag alle edities bij.

VOORBEELDEN

What was the ambition of previous editions? And how did they connect  with city policies? Some examples:

Foto 5

ROLSTOELTENNIS, GENERATION GAMES,
ROTTERDAM 2012

Foto: Gidn Hendriksen

Foto 6

DISC GOLF,
LAUSANNE 2016 EDITIE

Foto: Julia Wimmerlin

Foto 7

ROWING, GENERATION GAMES,
ROTTERDAM 2012 EDITION

Foto: Gidn Hendriksen

Foto 8

KORFBAL,
AMSTERDAM 2017 EDITIE

Foto: Lars Oosterveen

5 COÖRDINATIE & PARTNERS

Het is leuk en van veel waarde om de Generation Games gezamenlijk voor te bereiden. Door veel organisaties te betrekken, netwerken en mensen van alle achtergronden en leeftijden. Veel handen maken licht werk. Omdat veel mensen erbij betrokken zijn, vraagt dat om een goede coördinatie. En door partners te betrekken, is het mogelijk om het benodigde budget laag te houden. Hier enkele suggesties.

foto9

ENKELE VRIJWILLIGERS,
ROTTERDAM 2012 EDITIE

Foto: Gidn Hendriksen

TIP

Maak een schatting van de kosten die je sowieso moet maken: wat kunnen partners bijdragen (vrijwilligers, materialen, eventueel ook financieel). Mogelijk kan de gemeente financieel bijdragen, mar omdat het een low budget evenement is, zal dit vaak niet eens nodig zijn.

SUGGESTIES EN TIPS

Elke editie is het resultaat van teamwork. Betrek vrijwilligers voor event management, communicatie, hospitality, fotografie, en vele andere taken.


Betrek de Burgemeester, Universiteiten, netwerken van ouderen, sportclubs, jullie nationale Olympisch Comité, enzovoorts!


1 persoon coördineert het evenement, de ‘local coordinator’. Coördinatie kan uiteraard ook door 2 of meer mensen worden gedaan, zolang de rollen en verantwoordelijkheden helder zijn. De stad zelf beslist wie het coördineert. Een ambtenaar, iemand die voor een sportorganisatie werkt, een Universiteit (sport management studenten), enz.


TIP
: betrek ook nationale en internationale sportfederaties. Voor support, voor (communicatie)materiaal, voor clinics door atleten, enzovoort.

Diverse Universiteiten uit de hele wereld spelen een rol bij de Generation Games. We adviseren steden om samen te werken met Universiteit en scholen. Het evenement biedt interessante kansen om te leren en ervaring op te doen, en studenten kunnen op veel manieren een rol als vrijwilliger vervullen.


Partners kunnen op veel manieren bijdragen, met expertise, materialen, vrijwilligers, enz: zelf weet je waarschijnlijk het beste welke netwerken te betrekken.


TIP
: maak een schatting van de kosten die je sowieso moet maken: wat kunnen partners bijdragen (vrijwilligers, materialen, eventueel ook financieel). Mogelijk kan de gemeente financieel bijdragen, mar omdat het een low budget evenement is, zal dit vaak niet eens nodig zijn.

foto10

ENKELE VRIJWILLIGERS,
ROTTERDAM 2012 EDITIE

Foto: Gidn Hendriksen

foto11

WIELRENNEN,
LAUSANNE 2015 EDITIE

Foto: Joop Ridder

Het is mogelijk om het evenement met een gering budget te organiseren. Focus op partnerships: het gaat niet zozeer om geld, maar ook betrokkenheid, vrijwilligers, sportmaterialen, enz.: wie kan in natura bijdragen?


Sportclubs, sportfederaties kunnen sportmateriaal en vrijwilligers regelen. Veel internationale bonden zullen graag hun medewerking verlenen. Lokale partijen kunnen eten en drinken leveren, materialen printen (zoals scorekaarten en banieren), gratis of in ruil voor enige publiciteit.


Het regelen van materialen: maak een inventarisatie van wat nodig is per sport. Bijv. doeltjes, ballen, fluitjes, krijt om op de straat te tekenen, enz. Lokale sportclubs en andere partners kunnen veel zaken leveren: het hoeft allemaal niet duur en luxe te zijn! Met simpele materialen kan je erg leuke activiteiten opzetten.

Het is een doe-het-zelf evenement. Eenvoudig op te zetten, in elke stad, door iedereen. En heb je een raga  laat het ons gerust weten!

CONTACT US

6 COMMUNICATIE

Goede promotie is cruciaal! Iedereen in de stad moet op de hoogte zijn van een aanstaande Generation Games. Ontwikkel een goed communicatieplan om het evenement onder de aandacht te krijgen van de gemeenschap en om veel enthousiaste deelnemers te hebben!

foto12

UNICEF WAS AANWEZIG,
ROTTERDAM 2012

Foto: Gidn Hendriksen

TIP

Begin het evenement tenminste 6-8 weken van tevoren te promoten, nodig de gemeenschap uit om een team te formeren: 3-5 deelnemers in een team (met daarin minimaal 2 generaties!)

SUGGESTIES EN TIPS

Ontwikkel je materialen op tijd. Onderschat dit niet. Het is essentieel voor het succes van je evenement. Onderschat dit niet. Het is essentieel voor het succes van je evenement.


In de toolkit vind je heldere formats en ontwerpen voor communicatiematerialen. Zowel materiaal om het evenement te promoten (flyers, posters) als materiaal om tijdens het evenement te gebruiken (zie ook 7. ONTWERPEN)


Begin op tijd met het promoten van het evenement! Zeker als het de eerste editie is in je stad. Mensen kennen het evenement nog niet, dus je hebt een goede, effectieve communicatie nodig om de aandacht te trekken en deelnemers te laten inschrijven. Dit vooral niet onderschatten! Voldoende deelnemers is cruciaal voor het succes!


Elke stad zal het beste weten hoe de lokale bevolking te bereiken, welke middelen te gebruiken (flyers, social media, enz). Zet verschillende kanalen in: sociale media, artikelen in de lokale krant, verspreid flyers op de scholen, enz.

TIP: alle partners die betrokken zijn kunnen aandacht vestigen op het evenement via hun eigen kanalen.


Werk samen met partners bij de promotie van het evenement: scholen, sportclubs, vrijwilligersnetwerken: lage kosten, veel effect. Maak ook gebruik van beschikbare Generation Games sociale media.


Zorg ervoor dat je een goede indicatie hebt van het aantal mensen en teams dat deelneemt. Je kunt gebruik maken van een online inschrijfpagina.

foto13

MATERIALEN VOOR HET VOETBAL,
LAUSANNE 2016

Foto: Julie Wimmerlin

THE GENERATION GAMES IS A BEAUTIFUL INITIATIVE.
THE EVENT CONNECTS WELL WITH UNICEF.

UNICEF
The Netherlands

7 ONTWERPEN

Bij elke editie wereldwijd maken de steden gebruik van de kant-en-klare ontwerpen. De kleuren voor elke editie zijn verschillend, maar de stijl en look & feel zijn hetzelfde. De edities maken deel uit van een ‘internationale familie’, elk met een eigen karakter. De ontwerpen onderstrepen dit.

liggend-1

GENERATION GAMES

TIP

Je kunt altijd je ontwerpen aan ons voorleggen, we kijken er graag naar en kunnen mogelijk suggesties geven.

SUGGESTIES EN TIPS

Het is belangrijk om de volgende materialen te ontwerpen en printen:

1. scorekaart;

2. diploma;

3 Banieren/vlaggen;

4. Generation Games SportQuiz.

Je kan ook denken aan t-shirts voor de vrijwilligers, siliconen polsbandjes, dat kan je zelf bepalen.


Het diploma: omdat elke deelnemer een ‘winnaar’ is, stellen we voor dat als deelnemers alle onderdelen hebben afgerond, een certificaat ontvangen. Een medaille kan natuurlijk ook.


In de digitale toolkit vind je ontwerpen voor logo, scorekaart, banier, diploma, de sportquiz. Maak het materiaal op tijd.


Over de ontwerpen in de toolkit: om het makkelijk te maken, en om een consistente lijn in ontwerpen te hebben, staan enkele elementen vast, zelf kan je tekst en beelden toevoegen


Voor alle 193 landen die bij de VN zijn aangesloten is een logo gemaakt, gebaseerd op de kleuren van de vlag. Voeg simpelweg stadsnaam en datum toe.


TIP
: wij kijken graag nog even naar de ontwerpen en kunnen suggesties geven, dus stuur ze gerust naar ons op van tevoren.

Het is een doe-het-zelf evenement. Eenvoudig op te zetten, in elke stad, door iedereen. En heb je een raga  laat het ons gerust weten!

CONTACT US

VOORBEELDEN

staand-1

FLYER

staand-2

POSTER

staand-3

QUIZ

liggend-3

MAP

liggend-2

BRIEFKAART

NA STAP 1 T/M 7…
HET EVENEMENT ZELF

Een editie van de Generation Games is het resultaat van voorbereidingen door veel mensen en organisaties. Jullie stad weet waarschijnlijk wat nodig is om een breedtesportevenement op te zetten. Zoals een draaiboek voor de dag, een slecht weer scenario, aanwezigheid van fruit en water, wellicht mobiele toiletten. En diverse andere relevante zaken.

VERGEET NIET

Vergeet svp niet: het organiseren van een sportevenement geeft altijd wat stress, maar probeer ook plezier te hebben tijdens de voorbereidingen J. Wij willen je vriendelijk verzoeken ons te informeren, wanneer je besluit een editie te organiseren. En naderhand, informeer ons over de resultaten. Op die manier kunnen we het evenement steeds verder verbeteren. En stuur ons jullie foto’s! Het zal ook andere steden inspireren.

 

VRAGEN? FEEDBACK NODIG?

LAAT HET ONS GERUST WETEN!

WIJ HELPEN MET ALLE PLEZIER!

info@generationgames.com

foto8

GENERATION GAMES,
LAUSANNE 2016

Foto: Julie Wimmerlin

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7