GUIDE PRATIQUE DE L’UTILISATEUR
Organiser les Generation Games est vraiment très simple. Vous pouvez le faire vous-même ! alors n’hésitez pas. Ce guide de l’utilisateur donne des informations pratiques et explique les sept étapes à suivre.
Voici deux conseils avant de commencer :
Conseil 1 : le guide de l’utilisateur décrit plusieurs « étapes ». Cela ne signifie pas que vous devez terminer une étape avant de passer à la suivante. Vous pouvez travailler sur plusieurs étapes en même temps. C’est aussi parce que les éléments sont interconnectés, comme la superficie de l’emplacement de l’événement, le nombre de sports, le nombre de participants. Ainsi, vous pouvez passer d’une étape à l’autre, dans n’importe quel ordre, en développant votre plan d’événement.
Conseil 2 : nous sommes là pour vous aider : c’est avec plaisir que nous vous aiderons à mettre en place une édition. Ce site Web fournit beaucoup d’informations (Guide de l’utilisateur, Questions & Réponses, expériences des coordinateurs locaux dans d’autres villes). Nous comprenons parfaitement, que vous ayez encore des interrogations alors n’hésitez pas à nous envoyer un email à tout moment !
1 AMBITION
2 LIEU
3 DATE
4 SPORTS
5 ORGANISATION ET PARTENAIRES
6 COMMUNICATION
7 MODÈLES
GENERATION GAMES À BREDA, PAYS BAS
Photographie: Carole Delrue
TIP
Nous sommes là pour vous soutenir : c’est avec plaisir que nous vous aidons à mettre en place une édition. Nous comprenons parfaitement que vous ayez encore des questions. N’hésitez pas à nous envoyer un email à tout moment !
LES GENERATION GAMES SONT AMUSANTS ET SONT BÉNÉFIQUES!
Ada Kok
Olympian
1 AMBITION
Allons-y ! D’abord, il est préférable d’évaluer la grandeur de votre événement. Par exemple, avoir une première idée du nombre de participants que vous visez. Selon l’importance et l’ambition, vous aurez probablement besoin d’un soutien officiel et du « feu vert » de la part des autorités municipales.
GENERATION GAMES À ROTTERDAM, PAYS BAS
Photographie: Gidn Hendriksen
CONSEIL
Invitez votre maire à jouer un rôle dans l’événement, lors de la cérémonie d’ouverture par exemple ! Peut-être avec un athlète olympique, pour lancer officiellement l’événement.
SUGGESTIONS ET CONSEILS
Chaque ville décide de l’importance et de l’ambition. Toute dimension est possible ! Est-ce que vous visez 500 participants ? C’est très bien ! 2,000? C’est super aussi ! Vous savez probablement mieux quelle ambition est réaliste selon votre ville, et ce que vous pouvez gérer. Pour une édition d’une journée des Generation Games, 1000 participants seraient idéals, si vous proposez environ 10 à 15 sports.
Il est bon d’informer et d’impliquer les autorités locales. Tels que le service des sports ou le service des manifestations. Mais vous saurez qui contacter. Spécialement lors de l’utilisation d’un espace public dans la ville : vous aurez probablement besoin d’une autorisation, d’un « feu vert » officiel.
Bon à savoir : les Generation Games ne provoquent pas d’embouteillages ni de rues bloquées. De petites équipes d’environ 4 personnes traversent la ville. Ce n’est pas un marathon ou une course cycliste qui occupe les rues et qui pourraient avoir des répercussions sur la circulation. Donc, obtenir un permis de la ville ne devrait pas poser de problème !
CONSEIL : connectez les GENERATION GAMES à certaines valeurs de votre ville : par exemple, un mode de vie sain, la lutte contre la discrimination envers les personnes âgées, une société incluant tout le monde. Vous pouvez impliquer également les institutions et les services concernés. L’événement peut contribuer à certains objectifs de la ville, dans plusieurs domaines.
Les Generation Games sont bâtis sur le principe de l’inclusion : des participants de tous les âges, ayant des capacités différentes et venant de tous les horizons. Veuillez vous assurer que ces principes et d’autres font partie de votre édition.
CONSEIL : pendant l’organisation, veuillez partager votre plan avec nous, tenez-nous au courant. Nous serons ravis de vous donner notre avis. Il est préférable de commencer par une première esquisse de votre programme pour mener à bien l’événement.
À propos du financement de votre édition : il s’agit plus de «réaliser» que de «financer» l’événement. De nombreux partenaires peuvent contribuer au succès de l’événement. Par exemple : avec des matériaux, de l’expertise et de l’enthousiasme. Veuillez vous reporter à la section 5. COORDINATION & PARTENAIRES et à section Questions & Réponses.
TIP
Pendant le processus partagez votre projet avec nous, tenez-nous au courant. C’est avec plaisir que nous vous donnerons notre avis !
GENERATION GAMES À ROTTERDAM, PAYS BAS
Photographie: Gidn Hendriksen
Envoyez-nous un e-mail (info@www.generationgames.com), lorsque vous envisagez d’organiser une édition. Nous gardons une trace de toutes les éditions.
REGARDEZ
Donc, il est préférable que vous ayez une idée de l’importance et de l’ambition de l’événement que vous voulez organiser. Tout au long de l’organisation, pendant le processus de préparation, vous pouvez toujours revoir vos ambitions. Et il est important que vous ayez une idée des partenaires pertinents pour obtenir l’autorisation et le soutien nécessaire.
2 LIEU
Les éditions des Generation Games se déroulent dans le centre-ville. C’est un terrain de jeu urbain parfait ! Alors, choisissez un endroit agréable dans la ville, un endroit populaire pour les habitants.
LA RUE DEVANT LE MUSEE OLYMPIQUE
LAUSANNE ÉDITION 2016
Photographie: Julia Wimmerlin
SUGGESTIONS ET CONSEILS
Vous savez probablement quels sont les meilleurs endroits dans votre ville pour les Generation Games. Cela pourrait être un lieu animé, des rues et trottoirs, ou un parc dans le centre-ville. Les équipes peuvent participer à divers sports, en suivant un circuit dans le centre-ville.
Accueillir l’événement au cœur de la ville, dans un quartier animé, est très amusant pour les participants eux-mêmes et aussi pour les spectateurs. C’est l’occasion pour que des spectateurs essayent certains sports spontanément. Un événement qui propose du sport pour tous dans le centre-ville est également une bonne promotion pour la ville !
Assurez-vous d’avoir assez de place pour les activités sportives et pour le nombre de personnes participant à l’événement. Pour certaines activités, vous aurez besoin de plus d’espace que pour d’autres.
L’emplacement ne doit pas être trop petit (s’il y’a trop de monde) ou trop grand (un grand espace avec un petit groupe de participants ne sera pas propice à une bonne ambiance). Cela concerne également le nombre de sports que vous offrez et la distance séparant chaque activité.
Comme expliqué dans la section 1. AMBITION, pour certains lieux, vous aurez besoin d’une autorisation officielle. Il est donc important d’impliquer les responsables locaux. Les éditions scolaires des Generation Games se déroulent autour de la cour de l’école. Les écoles n’ont probablement pas besoin d’une autorisation officielle et peuvent décider du lieu de l’événement par elles-mêmes.
Le terrain devrait être approprié pour les sports : plat et lisse sans obstacles autour. Pour certains sports, vous pouvez choisir n’importe quel terrain. Pour d’autres, de l’herbe peut être préférable. Vous pouvez également penser à un mélange de surfaces.
L’emplacement devrait idéalement être accessible aux personnes ayant un handicap, comme les participants en fauteuil roulant.
Alors, prenez une carte de votre ville et choisissez le meilleur endroit pour votre édition ! 🙂
TIP
Pendant le processus partagez votre projet avec nous, tenez-nous au courant. C’est avec plaisir que nous vous donnerons notre avis !
LA VILLE EN TANT QUE TERRAIN DE JEU URBAIN
ROTTERDAM 2012
Photographie: Gidn Hendriksen
CETTE SEMAINE DES GENERATION GAMES A LAUSANNE A UNE PLACE DANS NOS COEURS.
Famille Albà
Bénévoles à Lausanne
EXAMPLES
JEU D’ÉCHECS AU PARC
GENERATION GAMES TAMPERE 2017
Photographie: Laura Vanzo
UTLISER UNE PLACE CENTRALE,
AMSTERDAM 2017
Photographie: Lars Oosterveen
3 DATE
Vous pouvez choisir n’importe quel jour de l’année pour organiser votre édition des Generation Games. La date de l’événement dépend de vous.
GENERATION GAMES,
LAUSANNE 2016
Photographie: Julia Wimmerlin
SUGGESTIONS ET CONSEILS
Nous vous conseillons de fixer une date provisoire le plus rapidement possible de façon à vous organiser autour de cette date. Dans le cas où vous ne pouvez pas encore choisir la date, vous pouvez définir une période (mois et année), tout en préparant l’événement.
Gardez à l’esprit que vous aurez besoin d’environ 4 à 5 mois de temps de préparation. Le temps de préparation dépend également de la taille de l’événement et la rapidité de prise de décision dans votre ville. L’édition elle-même peut être mise en place rapidement, avec les partenaires adéquats dans votre ville.
Puisque l’événement se tient à l’extérieur, pensez aux conditions météorologiques dans votre ville. Quelle serait une bonne période de l’année?
Une édition d’une journée des Generation Games sera parfaite ! La plupart des villes organisent l’événement pendant une journée. Si vous préférez que les Generation Games durent 2 jours ou plus, c’est aussi possible. Si vous choisissez une période plus longue, cela demande un peu plus d’organisation: stocker les matériaux pendant la nuit ou solliciter plus de bénévoles par exemple.
Vous pouvez lier votre événement avec un certain jour de l’année, comme le 23 juin (Journée internationale olympique) ou le 1er octobre (Journée internationale des personnes âgées). Mais c’est à vous de décider : vous pouvez choisir n’importe quel jour de l’année !
Alors, avons-nous une date?
CONSEIL
Choisissez une journée pendant le week-end, si vous voulez attirer beaucoup d’équipes et beaucoup de monde.
GENERATION GAMES,
LAUSANNE 2016
Photographie: Julia Wimmerlin
4 SPORTS
Vous pouvez proposer n’importe quel sport pendant les Generation Games. Tant que l’activité est amusante et adaptée aux personnes de tous âges. Indépendamment du niveau de forme physique et de leur expérience. Ci-dessous, nous partageons quelques suggestions sur le type de sport et le nombre d’activités que vous pouvez proposer.
HOCKEY,
LAUSANNE 2016 EDITION
Photographie: Julia Wimmerlin
TIP
Vous pouvez penser à un mélange de sports populaires et d’activités sportives que la plupart des gens connaissent moins. Un mélange de sports olympiques ou non.
SUGGESTIONS ET CONSEILS
C’est votre événement : vous choisissez le type de sport et le nombre d’activités. Il peut s’agir du tennis, du football, du hockey, du disc-golf, du volleyball, du korfbal, du tir à l’arc, de l’aviron, du basketball, du judo, des échecs, etc… C’est à vous de décider !
CONSEIL : vous pouvez penser à un mélange de sports populaires et d’activités sportives que la plupart des gens connaissent moins. Un mélange de sports olympiques ou non.
Generation Games est un événement multisports. Il est donc possible de proposer environ 10 à 15 activités sportives. Plus d’activités sont possibles, c’est à vous de décider. Les Generation Games le 8 juillet 2017 à Tampere en Finlande, proposait plus de 25 activités sportives différentes.
Les activités sportives doivent souligner la philosophie intergénérationnelle : collaboration, apprentissage et partage. Donc, tous les joueurs de l’équipe devraient être impliqués. Les participants de tous les niveaux de condition physique et de capacités doivent se sentir apte à participer.
Chaque activité sportive dure en moyenne 10 minutes. Certaines sont un peu plus courtes, d’autres un peu plus longues. Il doit y avoir une limite de temps. Après avoir terminé un sport, l’équipe intergénérationnelle passe à l’activité suivante.
CONSEIL : en préparant l’événement, notez pour chaque sport ce qui est nécessaire en terme de matériel, d’emplacement, éventuellement l’électricité, et le terrain. Nous pouvons vous envoyer une feuille Excel avec une check-list.
Les sports sont accompagnés par des bénévoles, venant par exemple des clubs sportifs locaux ou des étudiants. Assurez-vous d’avoir suffisamment de bénévoles pour accompagner les équipes des Generation Games. Veuillez également vous référer à la section 5. COORDINATION & PARTENAIRES.
JUDO,
ROTTERDAM 2012
Photographie: Gidn Hendriksen
FOOTBALL,
LAUSANNE 2016
Photographie: Julia Wimmerlin
TIP
Vous pouvez penser à un mélange de sports populaires et d’activités sportives que la plupart des gens connaissent moins. Un mélange de sports olympiques ou non.
Chaque équipe reçoit une feuille de score : les résultats par activité sont notés. Veuillez s’il vous plaît, vous référer à la boîte à outils pour la conception des feuilles de score.
L’activité ne doit pas être trop difficile ou dangereuse. Évitons les blessures ! Nous vous conseillons de proposer des activités qui favorisent l’esprit d’équipe. Pour certaines activités, vous pouvez envisager des matchs entre équipes.
Comme décrit dans la section 2. L’EMPLACEMENT : le terrain doit être lisse pour certains sports. Pour les autres, le choix du sol est moins important. Veuillez s’il vous plaît vérifier si l’emplacement que vous avez choisi ou celui que vous avez à l’esprit, fournira une surface appropriée.
À côté des activités sportives, pensez à proposer des activités supplémentaires amusantes. Veuillez également consulter les Questions & Réponses (par exemple, le projet passer le bâton de relais et le Quiz Sportifs Génération Games).
Vous pourriez offrir des démonstrations sportives et des masterclass par des personnalités locales, par exemple des athlètes nationaux olympiques ou paralympiques de tous âges. D’après notre expérience : ces événements complémentaires sont vraiment appréciés !
Envoyez-nous un e-mail (info@www.generationgames.com), lorsque vous envisagez d’organiser une édition. Nous gardons une trace de toutes les éditions.
EXAMPLES
What was the ambition of previous editions? And how did they connect with city policies? Some examples:
TENNIS EN FAUTEUIL ROULANT, GENERATION GAMES, ROTTERDAM 2012
Photographie: Gidn Hendriksen
DISC GOLF, LAUSANNE ÉDITION 2016
Photographie: Julia Wimmerlin
ROWING,
ROTTERDAM 2012 EDITION
Photographie: Gidn Hendriksen
KORFBAL, AMSTERDAM ÉDITION 2017
Photographie: Lars Oosterveen
5 COORDINATION ET PARTENAIRES
C’est amusant et utile de préparer et de réaliser les Generation Games ensemble. Impliquer des organisations, des réseaux et des personnes de tous âges et de tous horizons. L’union fait la force. En raison des nombreuses personnes impliquées, l’événement nécessite une bonne coordination. Et en impliquant des partenaires, vous pouvez maîtriser votre budget. Vous trouverez ci-dessous des suggestions.
QUELQUES UNS DES BÉNÉVOLES, ROTTERDAM ÉDITION 2012
Photographie: Gidn Hendriksen
TIP
Make an estimate of out-of-pocket costs, ‘inevitable costs’, the basics and the extras: what can partners contribute (volunteers, materials, and perhaps also with money).
SUGGESTIONS ET CONSEILS
Chaque édition de Generation Games est le résultat d’un travail d’équipe. Impliquez des bénévoles pour la gestion d’événements, la communication, l’hospitalité, les photos et bien d’autres activités.
Impliquez la municipalité, les universités, les réseaux de personnes âgées, les organisations sportives, votre Comité National Olympique, il y’a beaucoup de possibilités !
Une personne coordonnera l’événement, le « coordinateur local ». Bien entendu, la coordination peut également être assurée par deux personnes ou plus, à condition que les rôles et les responsabilités soient clairs. La ville peut décider qui joue ce rôle de coordination. Un fonctionnaire, quelqu’un qui travaille pour l’organisation du sport pour tous, l’Université (étudiants en gestion du sport), etc.
CONSEIL : impliquez les fédérations sportives nationales et internationales. Pour leur aide et supports (de communication), pour les mastersclass présenté par les athlètes, et ainsi de suite.
Plusieurs universités à travers le monde jouent un rôle pendant les Generation Games. Nous vous conseillons fortement de contacter avec vos universités et écoles ! L’événement offre d’excellentes occasions d’apprentissage et les étudiants peuvent jouer plusieurs rôles en tant que bénévoles.
Les partenaires peuvent apporter leur contribution avec toutes sortes d’expertises, de matériels, de volontaires, etc. : Vous saurez le mieux quelles sont les organisations et les réseaux à impliquer.
CONSEIL : faites une estimation des coûts directs, des « coûts inévitables », des éléments de base, des extras : que peuvent apporter les partenaires (bénévoles, matériel et peut-être aussi financièrement)? Peut-être que l’administration de la ville, la municipalité peuvent apporter un soutien financier, mais ce n’est pas forcément nécessaire.
QUELQUES UNS DES BÉNÉVOLES, ROTTERDAM ÉDITION 2012
Photographie: Gidn Hendriksen
CYCLISME, LAUSANNE ÉDITION 2015
Photographie: Joop Ridder
Il est possible d’organiser l’événement avec un budget minimal. Il suffit de mettre l’accent sur les partenariats : ce n’est pas l’argent dont vous avez besoin, mais l’engagement, les bénévoles, le matériel sportif, etc. : qui peut contribuer et quelle sera la nature de cette contribution ? Qui est prêt à faire partie du projet et à contribuer à son succès ?
Les clubs sportifs et les fédérations sportives peuvent fournir des équipements sportifs et peuvent apporter l’expertise de volontaires. Plusieurs fédérations sportives internationales seront heureuses de vous soutenir. Les partenaires locaux peuvent fournir de la nourriture et des boissons, les documents imprimés (nécessaires pour les feuilles de score, les bannières) et peuvent être disposés à offrir un rabais, ou le faire gratuitement, en échange de publicité.
Organiser le matériel sportif : faites un inventaire pour chaque sport de ce qui sera nécessaire. Par exemple, des buts, des balles, des paniers, des sifflets, de la craie pour dessiner au sol, et ainsi de suite. Les clubs sportifs locaux et d’autres partenaires seront en mesure de prêter la plupart du matériel ; le matériel n’a pas besoin d’être cher et sophistiqué ! Vous pouvez utiliser du matériel simple et créer une activité ludique.
C’est un évènement à organiser soi même.
Facile à mettre en place, dans n’importe quelle ville, par n’importe qui.
Et si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser !
6 COMMUNICATION
Une bonne promotion est cruciale ! Tout le monde dans la ville devrait être au courant de la prochaine édition des Generation Games. Établir un plan de communication efficace, afin d’attirer l’attention de la communauté et avoir beaucoup de participants enthousiastes !
L’UNICEF ÉTAIT PRÉSENT, ROTTERDAM 2012
Photographie: Gidn Hendriksen
CONSEIL
Commencez la promotion au moins 6 à 8 semaines avant la date de l’événement, invitez la communauté à former des équipes : 3 à 5 joueurs dans une équipe
SUGGESTIONS ET CONSEILS
Développez en avance votre stratégie de promotion et de communication. Il est important de ne pas commencer trop tard. Ne sous-estimez pas le temps nécessaire pour la promotion de l’événement. Cela sera déterminant pour son succès.
CONSEIL : commencez la promotion au moins 6 à 8 semaines avant la date de l’événement, invitez la communauté à former des équipes : 3 à 5 joueurs dans une équipe (dans chaque équipe, au moins 2 générations !)
Commencez à promouvoir l’événement à temps ! Surtout pour une première édition dans votre ville. Les gens ne connaissent pas l’événement, vous avez donc besoin de mettre en place une communication efficace pour attirer l’attention du public et attirer des participants. Il est important de ne pas sous-estimer cet aspect ! Une foule de spectateurs et participants est cruciale pour le succès de votre événement !
À chaque ville sa méthode pour créer un lien avec ses habitants. Cela passe par les types d’outils qui sont à disposition (flyers, réseaux sociaux, etc.). Utilisez de nombreux moyens de communication : réseaux sociaux, articles dans les journaux locaux, distribuer des dépliants promotionnels dans les écoles, etc.
CONSEIL : tous les partenaires impliqués dans l’événement peuvent utiliser leurs réseaux de communication pour promouvoir l’événement.
Collaborez avec des partenaires pour la promotion de l’événement : écoles, clubs sportifs, réseaux de bénévoles : c’est sans frais et l’impact est garanti. Utilisez également les réseaux sociaux Generation Games existants.
Assurez-vous d’avoir une bonne indication du nombre de personnes et d’équipes participant à l’événement. Vous pouvez utiliser une page d’abonnement en ligne (format Google Forms).
MATERIEL POUR FOOTBALL, LAUSANNE 2016
Photographie: Julie Wimmerlin
LES GENERATION GAMES SONT AMUSANTS ET SONT BÉNÉFIQUES!
Ada Kok
Olympienne
7 MODÈLES
Dans toutes les éditions autour du monde, une ville utilise des modèles prêts à l’emploi. Les couleurs de chaque édition seront différentes, mais le style reste le même. Les éditions locales font partie d’une grande « famille » internationale, chaque édition ayant un caractère spécifique souligné par les modèles disponibles.
GENERATION GAMES IN ROTTERDAM,
THE NETHERLANDS
Photography: Gidn Hendriksen
TIP
Vous pouvez toujours partager vos conceptions avec nous et nous vous donnerons quelques suggestions.
SUGGESTIONS ET CONSEILS
Vous devez développer et imprimer les documents suivants :
1. feuille de score;
2. diplôme;
3 bannières / drapeaux;
4. Quiz sportif Generation Games.
Vous pouvez aussi penser à des t-shirts pour les bénévoles, des bracelets en silicone, à vous de décider.
Le diplôme : puisque chaque concurrent est un « gagnant », nous suggérons qu’en participant à tous les sports, les membres de l’équipe reçoivent ce certificat. Vous pouvez bien sûr aussi choisir de délivrer une médaille.
Dans la boîte à outils numérique, vous trouverez des modèles pour votre logo, feuille de score, bannière, diplôme et Quiz sportif. Veuillez penser à imprimer ces supports à temps.
Les modèles de la boîte à outils : pour vous faciliter la tâche et obtenir une certaine cohérence dans la conception, certains éléments sont pré établis, vous pourrez ajouter vos textes et photos
Pour les 193 pays membres de l’ONU, un logo est créé, basé sur les couleurs du drapeau du pays. Ajoutez simplement le nom de votre ville et la date de votre événement.
CONSEIL : pour être sûr, partagez vos créations avec nous, nous y jetterons un coup d’œil et nous donnerons éventuellement quelques suggestions.
C’est un évènement à organiser soi même.
Facile à mettre en place, dans n’importe quelle ville, par n’importe qui.
Et si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser !
EXAMPLES
PROSPECTUS
POSTER
QUIZ
MAP
CARTE POSTALE
APRES L’ÉTAPE 1 à 7 … L’ÉVÉNEMENT LUI-MÊME !
L’événement Generation Games est le résultat de la préparation mise en place par plusieurs personnes et organisations. Votre ville sait probablement ce qu’il faut pour organiser un événement sportif pour tous. Il vous faut établir un programme solide pour le jour de l’événement, prévoir une alternative en cas de mauvaises conditions météorologiques ; prévoir des fruits/de l’eau, peut-être des toilettes mobiles. Et d’autres aspects importants et utiles à prendre en compte.
N’OUBLIEZ PAS
l’organisation d’un événement sportif peut être stressant, mais essayez aussi de profiter de l’organisation de cet événement ! J Nous vous demandons de bien vouloir nous informer lorsque vous décidez d’organiser une édition. Ainsi que de nous informer des résultats après l’événement et de partager l’évaluation. C’est un moyen d’améliorer les prochains événements. Nous aimons également recevoir les photos de votre édition ! Cela inspirera d’autres villes !
Nous vous souhaitons beaucoup de succès et de plaisir lors de la préparation de votre édition des Generation Games.
DES QUESTIONS? BESOIN DE
CONSEILS? DITES LE NOUS. NOUS
SERONS RAVIS DE VOUS AIDER!
info@generationgames.com
GENERATION GAMES,
LAUSANNE 2016
Photography: Julie Wimmerlin